Abschlagszahlungen im Handwerk: So geht’s

Handwerker können schon vor einer erbrachten Leistung eine Rechnung stellen – ganz legal und rechtssicher. Dies ist von Vorteil, wenn du bei höheren Summen nicht vollkommen in Vorkasse gehen willst. Wie du eine sogenannte Abschlagsrechnung als Handwerker ganz einfach digital erstellst, erklären wir dir in diesem Artikel.

Inhalt

Was sind Abschlagsrechnungen für Handwerker?

Im Handwerk ist es üblich, schon vor der Schlussrechnung Leistungen abzurechnen. Dies kannst du entweder als Teil- oder als Abschlagsrechnung (auch: Akontorechnung) machen.

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Normalerweise gehst du als Handwerker in Vorkasse. Das heißt, du bekommst das Geld für die Materialien und die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erst, nachdem du den Auftrag abgeschlossen hast. Abschlagsrechnungen sind dafür da, deine Liquidität zu sichern – also Geld hereinzubringen, bevor du Leistungen erbracht hast.

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Wann darf ich Abschlagsrechnungen stellen?

Nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) dürfen Handwerker grundsätzlich Abschlagsrechnungen stellen – auch ohne dies explizit mit dem Kunden vereinbart zu haben. Um Ärger auf beiden Seiten zu vermeiden, kannst du deinen Kunden aber darauf vorbereiten, wann und in welcher Höhe die Abschlagszahlungen fällig werden.

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Anders sieht es oft bei großen oder öffentlichen Auftraggebern aus. Hier solltest du die Verträge genau prüfen, ob Abschlagsrechnungen explizit ausgeschlossen werden – das ist häufig der Fall.

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Abschlagszahlungen im Handwerk: Diese Möglichkeiten hast du

Nach der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) unterscheidet man bei Abschlagsrechnungen zwischen zwei verschiedenen Arten: pauschal und kumulativ (auch: kumuliert).

Kumulierte Rechnungen sind also solche, die in aufeinander folgenden Rechnungen die vorherigen Abschläge ausweisen und so den Baufortschritt anzeigen. Das bedeutet: Du weist auf der Rechnung jede bisherige Position auf inkl. Gesamtbetrag. Die bereits in Rechnung gestellten Leistungen bzw. Kosten verrechnest du am Ende, sodass der ausstehende Betrag für den Auftraggeber klar wird.

Pauschale Rechnungen dagegen sind oft etwas einfacher: Sie weisen immer nur den aktuell geforderten Betrag aus. Sie sind zwar als Abschlagsrechnung ausgewiesen, gleichen aber ansonsten normalen (Schluss-)Rechnungen. Jede Rechnung ist also einfach und mit einer einheitlichen Vorlage in nur wenigen Klicks erstellbar.

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Abschlagszahlung für Handwerker: Beispiel

Um eine Abschlagsrechnung richtig zu schreiben, musst du wie bei einer Schlussrechnung einige Dinge ausweisen:

• Name, Adresse, ggf. Firma von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum
• Bei mehreren Abschlagsrechnungen erhält jede Rechnung eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag in Brutto und Netto
• Mehrwertsteuer
• Frist zur Zahlung
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsstellers
• Bankverbindung des Zahlungsempfängers (Rechnungssteller)

Angebote und Rechnungen schreiben – digital in nur wenigen Klicks mit ToolTime

In ToolTime erstellst du mit nur wenigen Klicks Angebote und Rechnungen und verschickst sie anschließend per Mail – egal, ob für Maler, Gebäudereiniger oder SHK.

Nützliche Funktionen und Schnittstellen erleichtern dir die Rechnungsstellung, sodass du wertvolle Zeit sparst:

• Verknüpfe dich per IDS und DATANORM direkt mit den Katalogen oder den Online-Shops von Großhändlern.
• Übernimm Daten wie Kundenstamm, Leistungen und Materialkosten automatisch in deine Dokumente.
• Nutze das vorgefertigte Muster für Abschlagsrechnungen, um deine Bauleistung oder das Handwerk abzurechnen.
• Exportiere E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in den offiziellen Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
• Behalte in der Übersicht im Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche Rechnungen offen sind.
• Erstelle schnell und einfach Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
• Übergib am Monatsende deine Rechnungen digital, rechtssicher und GoBD-konform per DATEV-Export an deinen Steuerberater.

Alternativ kannst du auch unsere Angebots- und Rechnungsmuster als Word-Datei nutzen, die dir zum kostenlosen Download bereitstehen. Diese Vorlagen helfen dir, direkt loszulegen, auch wenn du noch keine digitale Lösung nutzt.

5 Tipps: So sparst du Zeit im Handwerk – jetzt lesen!

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Abschlagsrechnungen mit ToolTime erstellen

Mit ToolTime schreibst du ganz einfach Abschlags- und die dazugehörigen Schlussrechnungen. Dafür musst du zunächst ein Projekt, idealerweise mit einem bereits vorhandenen Angebot, auswählen. Als Rechnungsart wählst du „Abschlagsrechnung“ und erhältst die Abschlagszahlung (bzw. Akontorechnung) für Handwerker als Vorlage. Füge den Abschlag über eine Position mit der Art „Sonstiges“ und der Einheit „Pauschal“ hinzu.

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FAQs

Was genau versteht man unter einer Abschlagsrechnung im Handwerk?

Eine Abschlagsrechnung ermöglicht es Handwerkern, bereits vor Abschluss eines Auftrags Zahlungen für teilweise erbrachte Leistungen oder vorausbezahlte Materialkosten zu fordern. Diese Art der Rechnungsstellung hilft dabei, die Liquidität während eines laufenden Projekts zu sichern und nicht vollständig in Vorkasse gehen zu müssen.

Wann ist es rechtlich zulässig, als Handwerker eine Abschlagsrechnung zu stellen?

Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) dürfen Handwerker grundsätzlich Abschlagsrechnungen stellen, auch ohne eine vorherige explizite Vereinbarung mit dem Kunden. Es ist jedoch empfehlenswert, Kunden vorab über die Praxis der Abschlagszahlungen zu informieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wie bestimme ich die Höhe einer Abschlagsrechnung?

Die Höhe des Abschlags sollte dem Wertzuwachs entsprechen, den der Kunde durch die bis dahin erbrachte Leistung erhalten hat. Es ist wichtig, dass der geforderte Betrag angemessen und nachvollziehbar ist, um Konflikte mit dem Kunden zu vermeiden.

Wie kann ToolTime mir helfen, effizient Abschlagsrechnungen zu erstellen?

ToolTime bietet eine spezialisierte Softwarelösung, die das Erstellen von Abschlagsrechnungen vereinfacht. Mit wenigen Klicks kannst du eine professionelle Rechnung basierend auf vorherigen Angeboten oder Teilleistungen erstellen. Die Plattform unterstützt auch das Einbinden von Schnittstellen wie GAEB und bietet Funktionen zur schnellen Übertragung und Verarbeitung von relevanten Daten.