Du hast Deinen Auftrag erledigt – und jetzt? Damit Du Deine Leistungen beim Kunden korrekt abrechnest und Deine Kunden die Rechnung von der Steuer absetzen können, musst Du einiges beachten. Wir erklären Dir, wie eine Handwerkerrechnung im Jahr 2024 aussehen sollte, welche Leistungen Du angeben musst und mit welchen Kniffen sich die Büroarbeit noch leichter erledigen lässt.
Inhalt
Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung im Handwerk unterliegt spezifischen gesetzlichen Rahmenbedingungen, die die Vollständigkeit und Korrektheit der Rechnungsdokumente sicherstellen. Ein wichtiger Schritt in der Gesetzgebung betrifft die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab Januar 2025. Diese Änderung bedeutet, dass alle Handwerksbetriebe verpflichtet werden, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden.
Mehr Infos zur E-Rechnung erhältst Du in unserem Blogbeitrag: “E-Rechnung Pflicht ab 2025: Was Handwerksbetriebe wissen müssen”
Wie muss eine Handwerkerrechnung aussehen?
Generell gilt: Eine Handwerkerrechnung sollte die entstandenen Kosten sorgfältig und übersichtlich auflisten. Das ist aus zwei Gründen wichtig:
- Deine Kunden müssen die zu zahlenden Beträge nachvollziehen können.
- Bei Teilrechnungen behältst Du durch eine gute Dokumentation den Überblick.
Damit kannst Du Verunsicherungen und Unklarheiten vorbeugen, sowohl bei Kunden als auch bei Dir. Denn, wenn Du auf einen Blick erkennst, welche Leistungen Du bereits in Rechnung gestellt hast und was Dein Kunde bezahlt hat, sparst Du Zeit und Papier.
Diese Pflichtangaben müssen mit auf die Handwerkerrechnung
Jede Rechnung muss einige grundsätzliche Angaben auflisten. Wir zeigen Dir, was auf einer Handwerkerrechnung stehen muss:
- Name und Anschrift des Handwerksbetriebs
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Detaillierte Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag
- Angaben zu Steuerbefreiungen (falls zutreffend)
Zahlungsbedingungen inklusive Skonti und Bankverbindung
Für Deine Handwerkerrechnung sind außerdem folgende Angaben verpflichtend:
Stundenlohn
Dein Stundenlohn bzw. der des entsprechenden Mitarbeiters muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Diesen kannst Du übrigens selbst festlegen, doch solltest Du Dich an den üblichen Marktpreisen in Deiner Region orientieren.
Arbeitszeit
Die Arbeitszeit von Handwerkern wird in Viertelstunden abgerechnet und nicht auf halbe oder volle Stunden aufgerundet. Auch Pausen vor Ort werden nicht einberechnet. Daher ist auch eine gute und korrekte Zeiterfassung wichtig. Diese ist seit 2024 in digitaler Form sogar verpflichtend.
Welche Leistungen darfst Du zusätzlich in Rechnung stellen?
Über die Pflichtangaben hinaus ist es Dir erlaubt, ganz legal zusätzliche Leistungen aufzulisten und abzurechnen. Dazu gehören:
- Anfahrt: Sowohl die Zeit für den Fahrtweg als auch die Kosten darfst Du in Rechnung stellen. Die Fahrtzeit gehört zur Arbeitszeit eines Handwerkers. Diese darf er also auch auflisten. Viele Handwerker berechnen dafür 80–90 % ihres Stundenlohns.
- Material und Materialpauschalen: Materialkosten, die für Reparatur und Wartung anfallen – etwa notwendige Ersatzteile – können in der Rechnung aufgeführt werden. Es ist jedoch wichtig, dass diese Materialien unbedingt für die Instandhaltung erforderlich sind und der Auftraggeber dem Einbau ausdrücklich zugestimmt hat. Ohne vorherige Zustimmung darf eine Materialpauschale nicht berechnet werden.
- Zuschläge: Eine dringende Reparatur kann nicht warten und Du musst am Wochenende oder sogar in der Nacht ausrücken? Hierfür kannst Du die üblichen Zuschläge für Nächte, Sonn- und Feiertage auf der Rechnung aufführen.
Das darfst Du nicht abrechnen
Einige Aufwände oder Berechnungen darfst Du nicht auflisten, etwa
- durch Dich verschuldeter Mehraufwand,
- nicht abgesprochene Zusatzleistungen oder
- Verschleiß an Deinem eigenen Werkzeug.
Auch doppelte Arbeitsstunden darfst Du nicht berechnen, wenn der Auftrag verhältnismäßig einfach ist.
Beispiel: Bei einem Auftrag reisen zwei Handwerker an. Allerdings kann die Leistung von einem Handwerker erbracht werden, sodass nur dieser arbeitet. Dann darfst Du die Arbeitszeit des zweiten Handwerkers nicht in Rechnung stellen.
Kosten für Verwaltung
Du darfst Verwaltung, Büroarbeit, Nebenkosten oder Ähnliches nicht extra berechnen. Der Preis für die Arbeit, die Du beim Kunden investierst, sollte die Kosten für Deinen Betrieb also bereits decken.
Stundenlohn von Auszubildenden
Die Arbeitszeit von Auszubildenden oder Praktikanten darfst Du nicht zum gleichen Lohn abrechnen wie die von ausgebildeten Meistern. Wenn ein Lehrling einen Auftrag erledigt, musst Du die Berechnung anpassen und entsprechend auflisten.
So schreibst Du eine Rechnung für Privatkunden
Deine Kunden können die Handwerkerrechnung mit der Steuererklärung einreichen und so von der Steuer absetzen. Darum kümmern sie sich selbst – allerdings benötigen sie dafür eine korrekt geschriebene Rechnung. Absetzen kann ein Kunde:
- die Arbeitskosten inkl. Fahrtkosten,
- Entsorgungskosten und
- Kleinverbrauchsmittel.
Achte daher darauf, dass der Anteil dieser Kosten aus dem Gesamtbetrag hervorgeht. Nicht absetzbar sind dagegen bspw. Materialkosten.
Häufige Fehler in Handwerkerrechnungen und deren Vermeidung
Obwohl die Angaben von Rechnungen im Handwerk festen Regularien unterliegen, kommt es immer wieder vor, dass sich Fehler einschleichen. Hier sind einige der häufigen Fehler und wie Du sie verhinderst:
1. Unzureichende Trennung von Arbeits- und Materialkosten
Bei komplexen Aufträgen oder einer unübersichtlichen Buchhaltung kann es passieren, dass Arbeits- und Materialkosten miteinander vermischt werden. Doch gerade bei Rechnungen an Privathaushalte ist es besonders wichtig, Arbeits- und Materialkosten getrennt aufzuführen. Dies ist erforderlich, da Privatkunden bis zu 20 % der Arbeitskosten von der Steuer absetzen können, während Materialkosten nicht abzugsfähig sind.
Lösung: Stelle sicher, dass Deine Rechnung klar zwischen Material- und Arbeitskosten unterscheidet. Verwende dafür separate Posten und führe die entsprechenden Umsatzsteuersätze auf. Deine Rechnungssoftware sollte so eingestellt sein, dass sie diese Posten automatisch trennt.
2. Fehlende Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Jede gewerbliche Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens enthalten. Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung formal nicht korrekt und kann vom Finanzamt zurückgewiesen werden.
Lösung: Überprüfe regelmäßig die Vollständigkeit und Aktualität Deiner Geschäftsdokumente. Stelle sicher, dass Deine Rechnungssoftware automatisch die richtige Steuernummer oder USt-IdNr. auf jede Rechnung druckt.
3. Unvollständige Leistungsbeschreibungen
Vage oder ungenaue Beschreibungen der erbrachten Leistungen können zu Missverständnissen mit Kunden führen und im Streitfall sogar rechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen.
Lösung: Nutze klare, detaillierte Beschreibungen für jede erbrachte Leistung. Gib an, welche spezifischen Tätigkeiten durchgeführt wurden und beschreibe diese so genau wie möglich. Auch hier kann eine gut konfigurierte Rechnungssoftware helfen, indem sie Vorlagen für häufige Leistungen bereitstellt, die Du bei Bedarf anpassen kannst.
4. Fehler in der Rechnungsnummerierung
Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben. Fehler in der Rechnungsnummerierung können zu Buchhaltungsproblemen führen und die Nachverfolgung von Zahlungen erschweren.
Lösung: Verwende ein systematisches Nummerierungssystem, das automatisch fortlaufende Nummern vergibt, um Fehler und Lücken zu vermeiden. Dies kann durch eine entsprechend eingerichtete Rechnungssoftware gewährleistet werden.
Durch die Beachtung dieser Tipps kannst Du viele gängige Fehler vermeiden und sicherstellen, dass Deine Rechnungen professionell und konform sind.
Handwerkerrechnungsvorlage vs. Software?
Im Internet findest Du eine Vielzahl an Mustern für Handwerkerrechnungen, die Du Dir einfach herunterladen kannst. Während Rechnungsvorlagen den Vorteil der Kostenfreiheit und sofortigen Verfügbarkeit bieten und grundlegende Pflichtangaben enthalten, bringen sie doch erhebliche Nachteile mit sich. Einer der Hauptnachteile von Rechnungsvorlagen ist, dass sie häufig nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Dies kann bei steuerlichen Prüfungen zu Problemen führen. Zudem erfordert die Nutzung von Rechnungsvorlagen einen hohen manuellen Aufwand, da Daten für jeden Auftrag individuell eingegeben werden müssen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler. Ein weiterer Nachteil ist die fehlende automatische Zahlungsverfolgung, sowohl offene als auch bezahlte Rechnungen müssen manuell verwaltet werden, was den administrativen Aufwand weiter erhöht.
Im Gegensatz dazu bietet eine Handwerkersoftware eine effiziente und gesetzeskonforme Lösung, die speziell für die Bedürfnisse moderner Handwerksbetriebe entwickelt wurde. Sie automatisiert je nach Anbieter Deinen gesamten Rechnungsprozess, vom Angebot über die Projektverwaltung bis hin zur automatischen Verfolgung von Zahlungen. Dies spart Dir wertvolle Zeit und minimiert Fehler. Zudem sind viele Handwerksoftware-Lösungen cloud-basiert, was den Zugriff auf Deine wichtigen Geschäftsdaten von überall ermöglicht und damit die Flexibilität Deines Unternehmens erhöht. Die einzigen Nachteile der Einführung solcher Softwarelösungen liegen in den Kosten sowie der erforderlichen Eingewöhnungszeit.
Rechnungsvorlagen sind demnach für sehr kleine Betriebe oder für gelegentliche Nutzungen eine passende und kostengünstige Wahl, jedoch ungeeignet als langfristige Lösung. Für professionell agierende Handwerksbetriebe, die ihre Prozesse optimieren und rechtliche Risiken minimieren möchten, stellt eine spezialisierte Handwerkersoftware die deutlich bessere Option dar.
Hier die wichtigsten Kriterien im Vergleich:
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Ab Januar 2025 soll die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft treten. Mit ToolTime erstellst Du rechtskonforme Handwerkerrechnungen in nur wenigen Klicks. Die Software erledigt Deine Büroarbeit fast von allein: Du wählst bei der Rechnung einfach Kunde und Projekt aus – ToolTime übernimmt die Informationen, wie Adresse, Leistungen und vorausgefüllte Textfelder von selbst.
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FAQs
Was sind die Pflichtangaben in einer Handwerkerrechnung?
Wie sollte eine Handwerkerrechnung an Privatkunden aussehen?
Welche Positionen dürfen nicht in einer Handwerkerrechnung enthalten sein?
Bis wann muss ein Handwerker seine Rechnung stellen?
Welche Fehler sind häufig in Handwerkerrechnungen zu finden?
Was ist bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer zu beachten?
Warum ist ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in Handwerkerrechnungen wichtig?
Müssen Handwerker Lohnkosten ausweisen?
