Werde schneller

bezahlt mit

TOOLTIME PAY.

Standardmäßig musst Du offene Rechnungen in ToolTime selbst im Blick behalten. Aktivierst Du ToolTime Pay, wird dieser lästige Teil Deiner Arbeit automatisiert. Nur mit ToolTime Pay hast Du eine Übersicht, in der alle überfälligen Rechnungen automatisch angezeigt werden. Du kannst für jede Rechnung entscheiden, ob du Zahlungserinnerungen oder Mahnungen mit wenigen Klicks selbst erstellst oder ob du das vollautomatisierte Mahnwesen nutzt. Dabei versenden wir nach dem Fälligkeitsdatum einer überfälligen Rechnung automatisch eine Zahlungserinnerung, eine 1. Mahnung und eine 2. Mahnung als E-Mail an Deinen Kunden – inklusive Mahnschreiben und Originalrechnung.

ToolTime Pay ist genau das Richtige für Dich, wenn Du keine Zeit mehr damit verschwenden willst, manuell die Überweisungen Deiner Kunden mit Deinen Rechnungen abzugleichen. Mit ToolTime Pay erfolgt der Zahlungsabgleich automatisch, ohne dass Du dafür etwas tun musst.

Die Nutzung von ToolTime Pay ist an keine Mindestlaufzeit geknüpft. Sollte die Funktion nicht Deinen Erwartungen entsprechen, kannst Du unser Serviceteam kontaktieren und wir stehen Dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Bitte beachte, dass es nicht möglich ist, ToolTime Pay für einzelne Rechnungen zu aktivieren oder deaktivieren.

Es ist keine Umstellung deiner Prozesse nötig. Die Zahlungen kommen wie gewohnt auf Deinem Konto an und im Verwendungszweck weisen wir die Rechnungsnummer aus, falls die Zahlung eindeutig zugewiesen werden konnte. Hat Dein Kunde eine Sammelüberweisung für mehrere Rechnungen getätigt und die Rechnungsnummern korrekt im Verwendungszweck angegeben, dann übergeben wir diese ebenso an dich.
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Zudem haben wir einen Export ‘ToolTime Pay Transaktionen’ spezifisch für die Anforderungen Deiner Buchhaltung / Steuerberatung gebaut, der detailliert alle Informationen enthält zum überwiesenen Betrag, Verwendungszweck der Überweisung, der zugeordneten Rechnung, dem zugeordneten Kunden, der Gebühr pro Transaktion. Wir empfehlen Dir diesen Export einmal monatlich an Deine Buchhaltung / Steuerberatung zu schicken. Für die Buchhaltung wird außerdem das Mahnwesen deutlich beschleunigt, da kein Abgleich mit dem Bankkonto mehr erfolgen muss.

ToolTime Pay ist ein digitales Bezahlsystem für Handwerker, wodurch Betriebe schneller ihr Geld erhalten. Das passiert, indem mehr Bezahlmethoden zur Verfügung stehen und offene Rechnungen direkt erkennbar sind und so konsequenter verfolgt werden können. Wer TT Pay ausprobiert, wird merken, dass es die Zahlungsmoral der Kunden und dadurch auch die Liquidität des eigenen Betriebs deutlich verbessert. Eine Factoring Lösung bieten wir aktuell noch nicht an. Dies könnte in der Zukunft aber eine Erweiterung von ToolTime Pay werden.

Wenn Du nur 2 - 3 Rechnungen pro Monat erstellst, dann ist der Zahlungsabgleich nicht das wichtigste Argument für Dich. ToolTime Pay hat aber weitere Vorteile: Durch den QR-Code auf der Rechnung wird es einfacher für Deine Kunden zu bezahlen und die Zahlungen gehen schneller bei Dir ein. Dadurch, dass Du die modernsten Bezahlmöglichkeiten anbietest, wirst Du als professioneller und moderner Betrieb wahrgenommen.

Wir arbeiten mit Adyen als Zahlungsdienstleister zusammen. Um Deine Daten zu schützen, stellt Adyen die technische Infrastruktur für ToolTime Pay bereit. Adyen ist eine Finanztechnologie-Plattform und arbeitet mit weltweit führenden Unternehmen zusammen – so etwa mit H&M, eBay und Microsoft.

Indem ToolTime Pay die Finanztechnologie und die globalen Bank-Lizenzen von Adyen nutzt, erfüllt es europäische Sicherheitsstandards für digitale Zahlungsprozesse. Verlasse Dich auf PCI-, PSD2- und EMV-konforme Zahlungsvorgänge sowie ein Echtzeitsystem zur Betrugsprävention.

Adyen ist ein europäischer Finanzdienstleister und damit wird Dein Konto bei Adyen durch die europäische Einlagensicherung und den so genannten "Einlagensicherungsfonds” geschützt. Sollte eine europäische Bank in Schieflage geraten, dann greift dieser für Einlagen bis 100.000€. Dein Zwischenkonto bei Adyen ist also für alle Einlagen bis 100.000€ abgesichert. Dadurch, dass wir alle Zahlungen täglich auf dein Primärkonto überweisen, ist jedes Risiko minimiert.

Wenn Dein Kunde die Rechnung nicht fristgemäß bezahlt, dann landet die Rechnung mit dem Status überfällig in einer neuen Übersicht, die nur für ToolTime Pay Kunden zur Verfügung steht. Dort werden Dir alle überfälligen Rechnungen automatisch angezeigt. Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versendest Du direkt aus dieser Übersicht mit nur einem Klick. Der Kunde öffnet die Nachricht und folgt dem komfortablen Bezahlvorgang. Eine mögliche Mahngebühr wird automatisch ergänzt.

Es ist wichtig, dass Deine Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Überweisung hinterlegen, damit wir die Zahlung eindeutig zuordnen können. Füllen Deine Kunden den Verwendungszweck nicht entsprechend aus, dann keine Sorge, die Zahlung landet dennoch in ToolTime. Du kannst sie dann selbst manuell einem Kunden und den entsprechenden Rechnungen zuordnen. Der von Deinen Kunden ausgefüllte Verwendungszweck wird von uns immer eins zu eins übertragen, so dass Du nachvollziehen kannst, was Deine Kunden dort hinterlegt haben. 

Aktuell arbeiten wir daran, die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen um weitere Kriterien zu ergänzen. Das ist dann praktisch, wenn Deine Kunden vergessen haben, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu hinterlegen.

Das Wichtige ist, dass die Geschäftskunden im Verwendungszweck der Überweisung die Rechnungsnummer angeben. So können wir die Zahlung eindeutig zuordnen. Wir empfehlen Dir außerdem, Deine neue IBAN an Deine Geschäftskunden zu kommunizieren, damit diese Zahlungen zukünftig in ToolTime Pay einsehbar sind.

Das ist kein Problem. Du kannst Barzahlungen nach wie vor als Zahlung manuell bei der Rechnung eintragen.

Ja, das funktioniert wie bei normalen Rechnungen auch. Der einzige Unterschied ist, dass Kartenzahlungen dafür aktuell noch nicht zur Verfügung stehen, das heißt, Teil- und Abschlagsrechnungen können aktuell nur über Banküberweisung beglichen werden. Dies wird aber zeitnah um weitere Zahlungsmethoden ergänzt.

Wenn Dein Kunde die Rechnung über Kartenzahlung bezahlt, dann wird immer automatisch der ganze Betrag über den Link eingezogen. Bei Banküberweisungen kann Dein Kunde auch nur eine Teilzahlung überweisen. Diese wird dann mit dem jeweiligen Betrag der Rechnung zugewiesen. Die Rechnung wird aber erst als bezahlt markiert, wenn der ganze Rechnungsbetrag eingegangen ist. Bezahlt Dein Kunde den Restbetrag, zum Beispiel in bar, gibt es auch die Möglichkeit, das so zu hinterlegen.