Belege hochladen, Ausgaben nachvollziehen, den Überblick behalten – mit den neuen Funktionen zur Ausgaben- und Lieferantenverwaltung in ToolTime wird genau das jetzt deutlich einfacher. Ob Du Rechnungen von Lieferanten verwalten oder Deine Projekte vollständig dokumentieren willst: Die neuen Möglichkeiten helfen Dir, Ordnung in Deine Unterlagen zu bringen und gleichzeitig Deine Buchhaltung vorzubereiten.
Neue Ausgabenverwaltung: Mehr als nur Belege hochladen
Bisher konntest Du in ToolTime – gemäß der E-Rechnungspflicht – elektronische Belege hochladen, einem Projekt oder Kunden zuordnen und in einer Liste einsehen. Jetzt ist deutlich mehr möglich:
Ab sofort kannst Du auch Belege hochladen, die nicht im strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) bereitgestellt wurden – zum Beispiel ein Foto vom Kassenbon oder einen eingescannten Papierbeleg im PDF- oder Bildformat. ToolTime verarbeitet die Inhalte automatisch und legt sie sicher ab. So bleibt die Dokumentation deiner Ausgaben lückenlos und gut organisiert.
Alle Ausgaben direkt im Projekt sehen
Du arbeitest projektbezogen? Dann wirst Du diese neue Funktion lieben: Belege können jetzt direkt im Projekt hochgeladen und neben dem Umsatz automatisch als Ausgaben-Kennzahl (KPI) angezeigt werden. So erkennst Du auf einen Blick, wie wirtschaftlich ein Projekt ist und wie sich Einnahmen und Ausgaben zueinander verhalten.
Übrigens: Falls Du Deine Belege ebenfalls auf Kundenebene erfassen möchtest, ist auch das nun möglich.
Lieferanten einfach verwalten
ToolTime bietet dir ab sofort ebenfalls die Möglichkeit, Lieferantenkontakte zu erstellen und zu verwalten. Hier greifen die neuen Funktionen direkt ineinander: Jeder hochgeladene Beleg kann einem Lieferanten direkt zugeordnet werden. So hast Du nicht nur Deine Ausgaben, sondern auch alle zugehörigen Partner im Blick – praktisch für den Monatsabschluss oder bei Rückfragen.
Mit der Verknüpfung von Belegen und Lieferanten entsteht eine klare Struktur, die Dir nicht nur im Alltag hilft, sondern auch für Deine Buchhaltung eine echte Erleichterung ist.
Export für die Steuerberatung leicht gemacht
Auch der Export wurde erweitert und bietet Dir alles, was Du für Deine vorbereitende Buchhaltung brauchst:
- Alle hochgeladenen Belege als Originaldateien, sortiert nach Belegdatum
- Eine strukturierte CSV-Tabelle mit allen Beleginformationen
- Ideal zur Weitergabe an Deine Steuerberatung oder Deine Buchhaltung.
- Keine mühsame Zettelwirtschaft mehr, stattdessen ein digitaler Belegordner mit klarer Struktur und exportierbaren Daten.
Fazit: Der nächste Monatsabschluss kann kommen
Mit den neuen Funktionen zur Ausgaben- und Lieferantenverwaltung bringst Du Ordnung in Deine Buchhaltung – und zwar ohne Extraaufwand. Durch die Möglichkeit, auch Kassenbons und Quittungen als einfache PDFs oder als Bilder zu verarbeiten und diese direkt Lieferanten und Projekten zuzuordnen, wird ToolTime zur zentralen Anlaufstelle für Deine Ausgabenerfassung.
Besonders hilfreich sind die automatische Verknüpfung mit Projekten und Kunden, die Dir aussagekräftige Kennzahlen liefert sowie der optimierte Export, der Deine vorbereitende Buchhaltung erheblich erleichtert. Weniger manuelles Nacharbeiten, mehr Überblick.
Noch Fragen?
Im Hilfe-Center findest Du viele weitere Infos. Oder buche direkt eine kostenlose Demo und erfahre, wie ToolTime Deinen Arbeitsalltag erleichtert.
