GoBD im Handwerk – darauf kommt es an

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Die Digitalisierung hat Einzug in die verschiedensten Branchen gefunden. Das macht sich auch im Handwerk bemerkbar: Knapp 68 % der deutschen Handwerksbetriebe gaben 2022 an, mindestens ein digitales Verfahren einzusetzen. Im Vergleich: 2017 waren es noch 45 %. Das zeigte eine Umfrage des Zentralverbands des deutschen Handwerks. 

Anforderungen und Regelungen für Unternehmer setzten dem ganzen noch die Krone auf. So wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurzum GoBD. Auch wie die Kontrolle der Buchführung, die Überwachung des Buchführungsprozesses sowie die Verfahrensdokumentation erfolgen muss, sind in den GoBD festgelegt. Du verstehst nur Bahnhof? Kein Problem – wir erklären Dir, wie Du Deinen Handwerksbetrieb GoBD konform führst.

GoBD – Bedeutung und Ziele

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, ob sie GoBD pflichtig sind. Die Antwort: Jeder steuerpflichtige Unternehmer ist dazu verpflichtet, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Als Unternehmer eines Handwerkbetriebs musst demnach auch Du bei Deiner Buchhaltung, egal ob elektronisch oder nicht,  die ausgeführten Kriterien und Richtlinien der GoBD einhalten. 

Ziele der GoBD 

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzte 2015 mit dem Schreiben zu den GoBD neue Maßstäbe in Sachen Vollständigkeit und Übersichtlichkeit von Büchern und Unterlagen.
Ziel der GoBD ist es:

• bestehende Regelungen, wie die GoBS und die GDPdU, zusammenzuführen 
• Veränderungen durch moderne Systeme zur Aufbewahrung von Dokumenten miteinzubeziehen
• einheitliche Regelungen, trotz unterschiedlicher Medien, für die Aufbewahrung gedruckter und elektronischer Daten aufzustellen

Das bedeutet konkret für Dich und Deinen Handwerksbetrieb eine nachvollziehbare, vollständige und korrekte Abbildung und Aufbewahrung Deiner Buchführung.

Unsere Checkliste – Vorgaben und Pflicht zum Thema GoBD

Welche Vorgaben und Pflichten Du wie erfüllen musst, um GoBD konform zu handeln, ist in den Verordnungen nach § 146 der Abgabenordnung (AO) erläutert.

Grundsatz der Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit

Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit bedeutet in knappen Worten nichts anderes als: Keine Buchung ohne Beleg. Jegliche Transaktion, die Deinen Betrieb betrifft, sei es intern oder extern, muss anhand von Belegen nachverfolgbar sein. Nur so können Dritte  im Falle einer Betriebsprüfung einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle Deines Betriebes erhalten.

In puncto Vollständigkeit sollten alle Nachweise und Belege die folgenden Informationen ausweisen:

• Eindeutige Belegnummer
• Belegdatum
• Betrag und Mengenangaben
• Belegaussteller und -empfänger

Zudem unterliegen sie einer Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren, bevor sie entsorgt werden dürfen.

Für viele klar, aber in den GoBD separat festgehalten, ist die Richtigkeit aller Geschäftsvorfälle, die Deinen Handwerksbetrieb betreffen. Das bedeutet, dass alle Nachweise und Belege, die Du angibst, sämtliche Angaben in konkreter und wahrheitsgemäßer Form wiedergeben müssen. Erlaube Dir gerade hier besser keinen Fehler mit Zahlendrehern. 

Zum Schluss ist an dieser Stelle auch wichtig zu berücksichtigen, dass die Dokumentation der Buchungen so zeitnah wie möglich erfolgen muss. Sprich: unmittelbar nach dessen Eintreten. In den GoBD wird unterschieden zwischen bargeldlosen Transaktionen und baren Kasseneinnahmen und -ausgaben. Bei Transaktionen ohne Bargeld wird eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung als „unbedenklich“ beschrieben. Transaktionen mit Bargeld müssen täglich erfasst und dokumentiert werden.

Grundsatz der Ordnung

Wie Du Deine Buchung sortierst, liegt in Deinem Ermessen. Jedoch hast Du folgende Vorgaben zu berücksichtigen:

• Buchungen müssen systematisch erfasst werden und jederzeit für Dritte nachvollziehbar sein
• Bare und bargeldlose Buchungen müssen getrennte aufgezeichnet werden 
• Nicht versteuerbare bzw. steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen ebenfalls getrennt aufgeführt werden

Grundsatz der Unveränderbarkeit

Grundsätzlich gilt, dass steuerrelevante Belege so aufbewahrt werden müssen, dass sie unveränderbar bzw. Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Alle Änderungen oder Löschungen in vorhandenen Belegen und Dokumenten müssen daher von Dir lückenlos dokumentiert werden. In den GoBD-Richtlinien wird daher auch von einer durchgängigen Protokollkette von Belegen gesprochen. 

Bei dem Grundsatz der Unveränderbarkeit trägst Du darüber hinaus die Verantwortung dafür zu sorgen, dass die Änderungshistorie nachträglich nicht veränderbar ist.

Digitalisierte Buchführung im Handwerk

Bei der GoBD konformen Verwaltung, betriebsinterner Daten und Belege empfehlen wir Dir eine digitale Lösung.

Vorteile der digitalen Buchführung

Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Deinem Handwerksbetrieb zahlreiche Vorteile: 

• Dokumentiere Betriebsdaten und Belege schnell und von überall 
• Habe zu jeder Zeit Zugriff auf Deine Daten
• Minimiere Verlust bzw. Fehlerquellen 
• Lasse die Dokumentation von Änderungen an Deinen Dokumenten automatisch vornehmen
• Spare Platz und Kosten 

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Tipps für eine GoBD konforme digitale Buchführung

1. Behalte stets den Überblick und bleib am Ball
2. Lass Dir bei der GoBD konformen Verfahrensdokumentation von beteiligten Mitarbeitern helfen
3. Verlass Dich nicht auf Dein Gedächtnis, sondern auf eine lückenlose Dokumentation
4. Kontrolliere Deine Arbeit gewissenhaft

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• einer platzsparenden, übersichtlichen sowie digitalen Archivierung all Deiner Dokumente nach GoBD Richtlinien auf deutschen Servern

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Prüfung und Strafen 

Ob Du in Deinem Handwerksbetrieb eine GoBD konforme Buchführung einhältst, kann das Finanzamt unangekündigt und kritisch im Rahmen einer Betriebsuntersuchung prüfen. Verstöße gegen die GoBD-Regelungen haben aber nicht zwangsläufig Konsequenzen zur Folge. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit weiterhin gegeben, hast Du keine Konsequenzen zu befürchten.

Ist die Buchhaltung allerdings unvollständig oder kann nicht nachvollzogen werden, drohen Hinzuschätzungen. Der Fiskus darf in diesem Fall abweichend von Deiner Steuererklärung den Gewinn Deines Betriebs ermitteln, was in der Regel mit erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen einhergeht.

Wichtig zu beachten: Auch wenn Du einen Steuerberater für die steuerlichen Angelegenheiten Deines Handwerkerbetriebs engagierst, bist trotzdem Du dafür verantwortlich, dass die Buchführung und Aufbewahrung GoBD konform abläuft.

Unser Fazit für Dich

Für viele ist die GoBD konforme Buchführung im eigenen Handwerkerbetrieb ein Buch mit sieben Siegel. Doch mit der richtigen Herangehensweise und einer passenden Handwerkersoftware lässt sich der Schritt zur digitalen Buchführung im Nu bewältigen.

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FAQs

Sind Handwerksbetriebe GoBD pflichtig?

Ja, jedes Unternehmen und jeder Betrieb, der steuerpflichtig ist, ist gleichzeitig an die GoBD-Richtlinien gebunden. Somit auch Handwerksbetriebe.

Was muss nach GoBD archiviert werden?

Vorgeschrieben ist, dass alle Unterlagen GoDB konform archiviert werden müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen nach § 147 Abs. 1 AO

• sämtliche Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse und Bilanzen sowie
• Lageberichte,
• Buchungsbelege,
• jegliche gesendeten sowie empfangenen Briefe geschäftlicher Natur,
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex
• und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Ist eine PDF GoBD konform?

Früher galt der Grundsatz, dass nur ein spezielles DMS die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen kann. Für eine GoBD konforme Speicherung reichte das PDF-Format alleine nicht aus.

Seit dem 01. Januar 2013 sind jedoch Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass auch elektronische Rechnungen, die z. B. per E-Mail, als PDF- oder unveränderbare Textdatei übermittelt werden, gelten.

Wann ist eine Rechnung GoBD konform?

Eine Rechnung sollte stets unveränderbar und die darauf zu findenden Angaben vollständig sein. Zu den verpflichtenden Angaben gehören eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag sowie die Informationen über den Belegaussteller und -empfänger.

Ist digitale Buchführung Pflicht?

Der Umstieg auf die digitale Buchführung wird von vielen Stellen empfohlen und vereinfacht den Bearbeitungsprozess für alle Beteiligten. Jedoch gibt es keine Anforderungen, die einen Umstieg zwingend erforderlich machen.

Ist die Handwerkersoftware von ToolTime GoBD konform?

ToolTime ist eine zertifizierte und anerkannte ERP-Software mit App für Handwerker aus den verschiedensten Gewerken, deren Funktionen GoBD konform aufgebaut sind.

Wie speichere ich GoBD-konform?

Es gelten sowohl für die elektronische Speicherung als auch für die Papierlagerung die gleichen Voraussetzungen: Die Grundsätze der Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit sowie der Ordnung und Unveränderlichkeit dürfen nicht verletzt werden.