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Die Digitalisierung hat Einzug in die verschiedensten Branchen gefunden. Das macht sich auch im Handwerk bemerkbar: Knapp 68 % der deutschen Handwerksbetriebe gaben 2022 an, mindestens ein digitales Verfahren einzusetzen. Im Vergleich: 2017 waren es noch 45 %. Das zeigte eine Umfrage des Zentralverbands des deutschen Handwerks.
Anforderungen und Regelungen für Unternehmer setzten dem ganzen noch die Krone auf. So wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurzum GoBD. Auch wie die Kontrolle der Buchführung, die Überwachung des Buchführungsprozesses sowie die Verfahrensdokumentation erfolgen muss, sind in den GoBD festgelegt. Du verstehst nur Bahnhof? Kein Problem – wir erklären Dir, wie Du Deinen Handwerksbetrieb GoBD konform führst.
GoBD – Bedeutung und Ziele
Viele Unternehmer stellen sich die Frage, ob sie GoBD pflichtig sind. Die Antwort: Jeder steuerpflichtige Unternehmer ist dazu verpflichtet, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Als Unternehmer eines Handwerkbetriebs musst demnach auch Du bei Deiner Buchhaltung, egal ob elektronisch oder nicht, die ausgeführten Kriterien und Richtlinien der GoBD einhalten.
Ziele der GoBD
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzte 2015 mit dem Schreiben zu den GoBD neue Maßstäbe in Sachen Vollständigkeit und Übersichtlichkeit von Büchern und Unterlagen.
Ziel der GoBD ist es:
- bestehende Regelungen, wie die GoBS und die GDPdU, zusammenzuführen
- Veränderungen durch moderne Systeme zur Aufbewahrung von Dokumenten miteinzubeziehen
- einheitliche Regelungen, trotz unterschiedlicher Medien, für die Aufbewahrung gedruckter und elektronischer Daten aufzustellen
Das bedeutet konkret für Dich und Deinen Handwerksbetrieb eine nachvollziehbare, vollständige und korrekte Abbildung und Aufbewahrung Deiner Buchführung.
Unsere Checkliste – Vorgaben und Pflicht zum Thema GoBD
Welche Vorgaben und Pflichten Du wie erfüllen musst, um GoBD konform zu handeln, ist in den Verordnungen nach § 146 der Abgabenordnung (AO) erläutert.
Grundsatz der Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit
Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit bedeutet in knappen Worten nichts anderes als: Keine Buchung ohne Beleg. Jegliche Transaktion, die Deinen Betrieb betrifft, sei es intern oder extern, muss anhand von Belegen nachverfolgbar sein. Nur so können Dritte im Falle einer Betriebsprüfung einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle Deines Betriebes erhalten.
In puncto Vollständigkeit sollten alle Nachweise und Belege die folgenden Informationen ausweisen:
- Eindeutige Belegnummer
- Belegdatum
- Betrag und Mengenangaben
- Belegaussteller und -empfänger
Zudem unterliegen sie einer Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren, bevor sie entsorgt werden dürfen.
Für viele klar, aber in den GoBD separat festgehalten, ist die Richtigkeit aller Geschäftsvorfälle, die Deinen Handwerksbetrieb betreffen. Das bedeutet, dass alle Nachweise und Belege, die Du angibst, sämtliche Angaben in konkreter und wahrheitsgemäßer Form wiedergeben müssen. Erlaube Dir gerade hier besser keinen Fehler mit Zahlendrehern.
Zum Schluss ist an dieser Stelle auch wichtig zu berücksichtigen, dass die Dokumentation der Buchungen so zeitnah wie möglich erfolgen muss. Sprich: unmittelbar nach dessen Eintreten. In den GoBD wird unterschieden zwischen bargeldlosen Transaktionen und baren Kasseneinnahmen und -ausgaben. Bei Transaktionen ohne Bargeld wird eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung als „unbedenklich“ beschrieben. Transaktionen mit Bargeld müssen täglich erfasst und dokumentiert werden.
Grundsatz der Ordnung
Wie Du Deine Buchung sortierst, liegt in Deinem Ermessen. Jedoch hast Du folgende Vorgaben zu berücksichtigen:
- Buchungen müssen systematisch erfasst werden und jederzeit für Dritte nachvollziehbar sein
- Bare und bargeldlose Buchungen müssen getrennte aufgezeichnet werden
- Nicht versteuerbare bzw. steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen ebenfalls getrennt aufgeführt werden
Grundsatz der Unveränderbarkeit
Grundsätzlich gilt, dass steuerrelevante Belege so aufbewahrt werden müssen, dass sie unveränderbar bzw. Veränderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Alle Änderungen oder Löschungen in vorhandenen Belegen und Dokumenten müssen daher von Dir lückenlos dokumentiert werden. In den GoBD-Richtlinien wird daher auch von einer durchgängigen Protokollkette von Belegen gesprochen.
Bei dem Grundsatz der Unveränderbarkeit trägst Du darüber hinaus die Verantwortung dafür zu sorgen, dass die Änderungshistorie nachträglich nicht veränderbar ist.
Digitalisierte Buchführung im Handwerk
Bei der GoBD konformen Verwaltung, betriebsinterner Daten und Belege empfehlen wir Dir eine digitale Lösung.
Vorteile der digitalen Buchführung
Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Deinem Handwerksbetrieb zahlreiche Vorteile:
- Dokumentiere Betriebsdaten und Belege schnell und von überall
- Habe zu jeder Zeit Zugriff auf Deine Daten
- Minimiere Verlust bzw. Fehlerquellen
- Lasse die Dokumentation von Änderungen an Deinen Dokumenten automatisch vornehmen
- Spare Platz und Kosten
So sorgst Du effektiv mit automatisierten Prozessen in Deinem Handwerksbetrieb für eine korrekte und GoBD konforme Archivierung – Schluss mit dem Papierchaos!
Tipps für eine GoBD konforme digitale Buchführung
- Behalte stets den Überblick und bleib am Ball
- Lass Dir bei der GoBD konformen Verfahrensdokumentation von beteiligten Mitarbeitern helfen
- Verlass Dich nicht auf Dein Gedächtnis, sondern auf eine lückenlose Dokumentation
- Kontrolliere Deine Arbeit gewissenhaft
Software für das digitale Dokumentenmanagement
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- Dem GOBD konformen exportieren Deiner Daten. So kannst Du ganz einfach eine revisionssichere Aufstellung Deiner Kunden- und Rechnungsdaten herunterladen und an eine Finanz- oder Steuerbehörde weiterleiten
- einer platzsparenden, übersichtlichen sowie digitalen Archivierung all Deiner Dokumente nach GoBD Richtlinien auf deutschen Servern
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Prüfung und Strafen
Ob Du in Deinem Handwerksbetrieb eine GoBD konforme Buchführung einhältst, kann das Finanzamt unangekündigt und kritisch im Rahmen einer Betriebsuntersuchung prüfen. Verstöße gegen die GoBD-Regelungen haben aber nicht zwangsläufig Konsequenzen zur Folge. Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit weiterhin gegeben, hast Du keine Konsequenzen zu befürchten.
Ist die Buchhaltung allerdings unvollständig oder kann nicht nachvollzogen werden, drohen Hinzuschätzungen. Der Fiskus darf in diesem Fall abweichend von Deiner Steuererklärung den Gewinn Deines Betriebs ermitteln, was in der Regel mit erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen einhergeht.
Wichtig zu beachten: Auch wenn Du einen Steuerberater für die steuerlichen Angelegenheiten Deines Handwerkerbetriebs engagierst, bist trotzdem Du dafür verantwortlich, dass die Buchführung und Aufbewahrung GoBD konform abläuft.
Unser Fazit für Dich
Für viele ist die GoBD konforme Buchführung im eigenen Handwerkerbetrieb ein Buch mit sieben Siegel. Doch mit der richtigen Herangehensweise und einer passenden Handwerkersoftware lässt sich der Schritt zur digitalen Buchführung im Nu bewältigen.
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FAQs
Sind Handwerksbetriebe GoBD pflichtig?
Was muss nach GoBD archiviert werden?
Ist eine PDF GoBD konform?
Wann ist eine Rechnung GoBD konform?
Ist digitale Buchführung Pflicht?
Ist die Handwerkersoftware von ToolTime GoBD konform?
Wie speichere ich GoBD-konform?
