Das Handwerk ist eine der Schlüsselbranchen der deutschen Wirtschaft. Doch auch das massivste Fundament beginnt zu bröckeln, wenn es nicht zukunftsfähig bleibt. Laut einer Studie des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk betrachten 73 Prozent der befragten Handwerksunternehmen die Digitalisierung als eine große Herausforderung. Hier kommt ToolTime ins Spiel: Das Team um das Gründer-Duo Marius Stäcker und Marcel Mansfeld hält seinen Nutzern den Rücken frei, damit sich diese weniger mit Papierkram beschäftigen müssen und sich stattdessen ihrem eigentlichen Beruf widmen können – dem Dasein als Handwerker.
Im Zusammenspiel sorgen Bürosoftware und Smartphone-App von ToolTime für eine nahtlose Kommunikation zwischen Büro und Baustelle. Die cloudbasierte Software setzt dabei genau dort an, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht wird: Sämtliche Abläufe, wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, das Erfassen von Arbeitszeiten oder die Dokumentation am Einsatzort werden in einem zentralen Betriebssystem digital abgebildet. Das spart nicht nur Papier, sondern beschleunigt auch die administrativen Prozesse, sodass Handwerker bis zu 50 Prozent weniger Zeit mit Büroarbeit verbringen.
“Unsere Mission ist es, die Arbeit von Handwerksbetrieben zu vereinfachen und sie auf ihrem Weg in die digitale Zukunft zu begleiten. Das gelingt uns durch den kontinuierlichen Austausch mit den fortschrittlichsten Handwerksmeistern und führenden Experten der Branche.”
Marius Stäcker, CEO und Co-Gründer von ToolTime
Zettelwirtschaft adé – Cloud-Lösung ermöglicht von überall aus Zugriff auf Daten
Zahlreiche Funktionen unterstützen die Betriebe bei der digitalen Transformation: Durch die Möglichkeit, einen eigenen Material- und Leistungskatalog zu verwalten und auf Daten von Großhändlern zuzugreifen, können personalisierte und steuerlich einwandfreie Angebote mit nur wenigen Klicks erstellt werden. Dank der Schnittstellen zum Großhandel sind aktuelle Preise stets verfügbar, sodass Angebote schnell und exakt kalkuliert werden können.
Ist das Angebot bestätigt, geht es nahtlos weiter in die Projekt- und Einsatzplanung. Termine und Mitarbeitereinsätze werden digital verwaltet, sodass alle Teammitglieder ihre aktuellen Aufgaben direkt über die ToolTime-App einsehen können – inklusive Einsatzort, benötigtem Material und zusätzlichen Anweisungen. Missverständnisse durch hektische persönliche Absprachen, unnötige Anfahrten oder unübersichtliche WhatsApp-Chats gehören damit der Vergangenheit an.
Auch in Sachen Arbeitsdokumentation kann ToolTime Abhilfe schaffen. Vor Ort ermöglicht die mobile App eine vollständig papierlose Arbeitsweise. Das integrierte Aufmaßprogramm erleichtert die Erfassung von Längen, Flächen und Räumen, die sich direkt in das Angebot übernehmen lassen. Auch Arbeitszeiten, Materialien und durchgeführte Tätigkeiten werden digital erfasst – ergänzt durch Fotos, Notizen oder Spracheingaben.
Die integrierte Zeiterfassung sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsstunden – per Stoppuhr, manueller Eingabe oder nachträglicher Bearbeitung. Mitarbeitende können ihre Zeiten direkt einem Termin zuordnen und auf den Arbeitsschein übertragen, der anschließend vom Kunden digital unterschrieben wird. Zusätzlich lassen sich Ausgaben erfassen – beispielsweise Materialkäufe vor Ort –, sodass alle Kosten vollständig dokumentiert sind.
Im Anschluss erfolgt die automatisierte Rechnungsstellung – natürlich E-Rechnung-konform. Ein besonderes Highlight dabei: ToolTime Pay - das erste digitale Zahlungssystem speziell für Handwerksbetriebe. Dieses bietet nicht nur verschiedene Zahlungsmethoden, sondern automatisiert auch den gesamten Zahlungsabgleich und das Mahnwesen. Rechnungen lassen sich ganz einfach per Link oder QR-Code bezahlen, sei es per Banküberweisung, Kreditkarte oder Apple Pay. Zahlungseingänge werden in Echtzeit erfasst und automatisch mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen. Handwerksbetriebe werden so schneller bezahlt und minimieren Zahlungsausfälle. Die technische Infrastruktur wird dabei vom renommierten Banking-Partner Adyen bereitgestellt, was höchste europäische Sicherheitsstandards garantiert. Über Schnittstellen zu Buchhaltungstools wie Datev oder Lexoffice werden sämtliche Finanzdaten automatisch weitergeleitet und können direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Auch das zentrale Dashboard gibt jederzeit einen vollständigen Überblick über Finanzen und offene Posten.
Mehr als 15.000 Handwerker setzen bereits auf ToolTime, um ihre Abläufe zu optimieren und effizienter zu arbeiten – ganz ohne Zettelwirtschaft.
Die Gründerstory von ToolTime – Probleme erkennen, anpacken und lösen
„ToolTime“ dürfte bei vielen Erinnerungen wecken – nicht zuletzt an die legendäre Heimwerkershow aus der 90er-Kultserie Hör mal, wer da hämmert. Doch weit mehr als nur eine Anspielung verkörpert der Name bis heute das zentrale Versprechen des Unternehmens: Handwerkern mehr Zeit für das Wesentliche zu schenken.
Aber wieso vertrauen über 15.000 Kunden auf die Expertise von zwei Akademikern, die weder jemals ein Dach gedeckt, noch Wurzeln in Handwerksdynastien vorzuweisen haben? Die Antwort: Marius Stäcker und Marcel Mansfeld haben es sich zur Aufgabe gemacht, aus der Perspektive der Handwerker zu denken. Durch mehr als 10.000 Gespräche mit erfahrenen Meistern und Experten verschiedenster Gewerke hat das Team Einblick darüber erhalten, wo die Tücken im Alltagsgeschäft wirklich liegen. Hierfür greifen sie ebenfalls in den Werkzeugkasten - nur eben digital. Statt Schraubenschlüssel und Hammer kommen Laptop und Software zum Einsatz. Doch das Prinzip bleibt gleich: Lösungen finden und umsetzen.
Der Drang zum Optimieren von Prozessen zieht sich durch Marius Stäckers gesamte Vita: Bereits als Kind fragte er sich beim Warten am Hähnchenstand, wie man in weniger Zeit mehr Schenkel auf den Teller bekommen kann. Mit Anfang 20 rief er sein erstes eigenes Unternehmen ins Leben, worauf weitere Gründungen folgten. Im Anschluss trat Marius Stäcker eine Führungsposition bei der Umzugsplattform Movinga an und mit ihr die Verantwortung für Millionen-Budgets und ein 100-köpfiges Team. Das Bedürfnis, sich fachlich weiterzuentwickeln, brachte ihn 2017 zur Boston Consulting Group, wo er von den Profis lernte. Dort wurde er auf das enorme Potenzial der Digitalisierung im deutschen Handwerk aufmerksam - der Startschuss für ToolTime war gefallen. Als langjähriger Unternehmer kennt Marius die Höhen und Tiefen, die ein eigener Betrieb mit sich bringt. Der kontinuierliche Austausch mit Handwerksprofis liefert ihm zusätzlich wertvolle Einblicke, wie und wo ToolTime die Branche bestmöglich unterstützen kann – ein Erfolgsrezept, das bis heute seine Software prägt.
Mitbegründer Marcel Mansfeld bezeichnet sich selbst gerne als „Handwerker im digitalen Raum“ – eine treffende Beschreibung für einen Digitalexperten mit über 15 Jahren Erfahrung in der Entwicklung innovativer Softwarelösungen. Schon früh faszinierte ihn die Frage, wie Technologie Arbeitsprozesse vereinfachen kann, eine Überzeugung, die sich durch seine gesamte Karriere zieht. Nach seinem Informatikstudium gründete er das preisgekrönte Startup Pepperbill, das den Gastronomiemarkt mit einem iOS-basierten Kassensystem revolutionierte. Anschließend baute er bei NewStore die weltweit erste mobile E-Commerce-Plattform für den Modehandel mit auf, bevor er 2017 das Kartenlesegerät SumUp maßgeblich mit entwickelte. Seit 2018 schraubt, tüftelt und baut Marcel als CPO bei ToolTime an dem digitalen Betriebssystem, das Handwerkern den Arbeitsalltag erleichtert. Was ihn dabei besonders fasziniert, ist die Transformation eines Traditionsgeschäfts in die Zukunft. Ob Gastronomie, Handel oder Handwerk – Marcel versteht es, Innovation mit pragmatischen Lösungen zu verbinden und komplexe Prozesse auf das Wesentliche zu reduzieren.
„Ob wir wollen oder nicht: Digitalisierung ist längst Teil unseres Alltags – vom Impfpass bis zur Autovermietung. Warum sollte das Handwerk da eine Ausnahme sein? Wir sorgen als Brückenbauer dafür, dass moderne Technologie Handwerker unterstützt, anstatt sie auszubremsen – damit der Fokus auf dem bleibt, was zählt: Qualität und Leidenschaft.”
Marcel Mansfeld, CPO und Co-Gründer von ToolTime
